Proceso 4 - Gestión de Reservas

En esta guía explicaremos cómo gestionar una reserva desde que se confirma por el huésped hasta que concluye su estadía.

Una vez que tengamos la reserva confirmada por el huésped, deberemos mover la reserva a la etapa de Preventa. Para realizar esta acción podrá ayudarse con la siguiente guía:

¿Cómo mover una reserva a las distintas instancias?

La etapa de Pre-venta lo que hace es restar inventario real de nuestro hotel para evitar sobreventas.

1- Ingresando a la instancia preventa podremos ver toda la lista de reservas que se encuentran en esta etapa. En la columna Fuente van a poder identificar que aquí conviven reservas de diferente canales de venta como pueden ser reservas automáticas que se realizaron a través de motor (booking engine) o  Call center.

2- Una vez que el hotel le ha dado el ok al método de pago y a toda la información necesaria, ingresar a la reserva y una vez dentro vamos a ayudar a la reserva a avanzar a la siguiente instancia que se llama Venta. Para esto vamos a seleccionar el siguiente botón:

Es una instancia donde posiblemente el huésped nos escriba, solicitando servicios adicionales previos a su estadía. En el caso de que el huésped nos escriba, se visualizará la alerta en la instancia Venta, en el panel izquierdo, mostrando la cantidad de reservas que no están respondidas.

3- La reserva se encontrará en la instancia Venta hasta el día de Check In. Ese día la reserva se moverá a la instancia de Check In automáticamente. Ingresando a esta carpeta podremos observar todas las reservas que hacen Check In el corriente día. En el caso de que el huésped no concurra al hotel por algún motivo podrá enviar la reserva a las instancias de No Venta o No Venta con penalidad (en el caso de que se cobre algún porcentaje o monto fijo al cliente) y para eso podrá seguir los pasos de la siguiente guía:

¿Cómo cancelar una reserva de forma manual?

4- Una vez firmada la ficha de Check In por el cliente, deberá mover la reserva a la instancia In house. Ingresando a esta carpeta podrá observar todas las reservas que estén siendo hospedadas en ese mismo momento.

5- El día de Check Out se pasará la reserva a la instancia de Check Out automáticamente (siempre que ésta se encuentre en la instancia In house anteriormente).

6- Para mover una reserva, después de haber hecho check out, a la instancia post-venta ingresar a la reserva y seleccionar en el siguiente botón:

Esta etapa se da cuando el huésped se retira del hotel.

Recomendamos enviar un mail, a los clientes que estén en esta instancia, consultando cómo fue su experiencia, para poder obtener información para mejorar la calidad del hotel. Para enviar el mail podrán seguir los pasos de la siguiente guía:

¿Cómo enviar un mail dentro de una reserva?