¿Qué son los usuarios activos?
Los usuarios activos representan a cada persona que utiliza el sistema Pxsol, de acuerdo con el rol que cumple dentro del hotel (recepción, reservas, administración, gerencia, housekeeping, etc.). Cada usuario cuenta con un acceso individual, lo que permite asignar permisos específicos y registrar todas las acciones realizadas en el sistema.¿Por qué es importante?
La correcta gestión de usuarios es clave para una operación ordenada y segura, ya que permite:- Personalizar los accesos a las aplicaciones de cada usuario.
- Agilizar la operatoria mediante firmas personalizadas en comunicaciones y comprobantes.
- Asignar correctamente los mails entrantes al equipo correspondiente.
- Mantener un registro detallado de las acciones realizadas por cada usuario, mejorando la trazabilidad y el control interno.
- Configurar notificaciones por correo personalizadas según responsabilidades y áreas.
- Reforzar la seguridad del sistema mediante permisos diferenciados.
Recomendaciones y buenas prácticas de uso
👤 Creación y gestión de usuarios
- Crear un usuario individual para cada persona que utilice el sistema (recepcionistas, central de reservas, administración, etc.).
- Evitar el uso de usuarios compartidos, ya que impiden identificar quién realizó cada acción.
- Recordar que es posible personalizar las aplicaciones visibles para cada usuario.
🔐 Permisos y niveles de acceso
- Configurar los permisos de acceso por aplicación, definiendo si el usuario puede:
- Ver
- Editar
- Borrar
- Asignar únicamente los permisos necesarios para cada rol, aplicando el principio de mínimo acceso.
- Otorgar permisos de Administrador solo a usuarios responsables de la configuración y control del sistema.
📋 Clonación de usuarios
- Utilizar la funcionalidad de clonar usuarios para:
- Copiar rápidamente la configuración de permisos.
- Facilitar el alta de nuevos miembros del equipo con roles similares.
- Esto reduce errores y asegura consistencia en los accesos otorgados.
✍️ Personalización del perfil
- Invitar a cada usuario a:
- Editar su perfil personal.
- Configurar su firma personalizada, que se utilizará en respuestas y comunicaciones.
- Estas configuraciones mejoran la trazabilidad y la seguridad operativa.
🎓 Capacitación del equipo
- Capacitar a cada usuario para que conozca correctamente las herramientas disponibles.
- Recomendar el uso de los videos y guías online para una adopción más rápida y efectiva del sistema.
- Un usuario bien capacitado reduce errores y mejora la experiencia operativa diaria.
Beneficios clave
- Mayor control y seguridad en el uso del sistema.
- Trazabilidad completa de las acciones realizadas.
- Mejor organización del trabajo en equipo.
- Comunicaciones más profesionales y personalizadas.
- Optimización del tiempo en la configuración y administración de usuarios.