¿Qué es el Inventario?
El Inventario es el módulo que permite crear, administrar y asignar artículos o productos que luego pueden aplicarse como consumos adicionales en el folio de una reserva. Cada artículo cuenta con información de stock, costos y configuración operativa, lo que garantiza un control preciso de los consumos extras del huésped.¿Por qué es importante?
El Inventario es clave para una gestión hotelera eficiente porque:- Permite controlar el stock disponible de los productos comercializados.
- Asegura que todos los consumos adicionales queden correctamente registrados y facturados.
- Facilita la trazabilidad entre proveedores, stock, reservas y comprobantes.
- Reduce errores administrativos y pérdidas por consumos no registrados.
- Mejora el control interno y la toma de decisiones operativas y financieras.
Recomendaciones y buenas prácticas de uso
📦 Gestión de artículos
- Crear en el Inventario todos los productos con costo adicional, como minibar, room service, lavandería, amenities especiales, etc.
- Definir correctamente:
- Nombre del producto
- Precio de venta
- Costo interno
- Unidad de medida
- Control de stock (si aplica)
🧾 Uso en reservas y folios
- Cargar siempre en el folio de la reserva todos los artículos con cargo adicional.
- Evitar registrar consumos por fuera del sistema para no perder trazabilidad.
- Emitir desde la reserva el detalle de consumos, lo que facilita la revisión por parte del huésped y del área administrativa.
- Generar el comprobante correspondiente (factura o recibo) por los consumos extras al cierre de la estadía.
📊 Control de stock
- Utilizar el Inventario como única fuente de control de stock para productos comercializados.
- Al registrar un recibo o factura de proveedor, el sistema sumará automáticamente las cantidades al stock disponible del producto correspondiente.
- Revisar periódicamente los niveles de stock para anticipar faltantes.
🏬 Depósitos y alertas de stock
- Configurar uno o más depósitos (por ejemplo: bar, cocina, housekeeping).
- Asignar a cada depósito un usuario responsable.
- Definir niveles mínimos de stock.
- El sistema enviará avisos automáticos de falta de stock a los usuarios asignados, permitiendo una reposición oportuna y evitando quiebres operativos.
Beneficios operativos
- Mayor control y orden en la gestión diaria.
- Reducción de errores en facturación.
- Mejor coordinación entre recepción, administración y áreas operativas.
- Información clara y centralizada para auditorías e informes.