En esta guía explicaremos cómo visualizar y gestionar los mails que llegan a nuestro inbox.
Una vez que ingresamos al sistema, en el panel izquierdo, en la parte inferior encontraremos una sección llamada Cuentas, donde nos mostrarán las cuentas de correo vinculadas al hotel.
Importante: Tener al menos una cuenta vinculada para poder gestionar todas las reservas, consultas y correos. Para vincular una cuenta seguir los pasos de la siguiente guía:
¿Cómo vincular su casilla de correo al Inbox de Pxsol?
En el caso de no contar con la cuenta vinculada comunicarse con equipos@pxsol.com para realizar esta vinculación.
1- Al seleccionar la cuenta de correo podrán observar todos los mails que han enviado los clientes desde su correo personal dentro del Inbox.
Es importante que se filtre y se revise este correo a diario y que se derive cada mail a la persona que corresponda para poder hacer el seguimiento. Para asignar un correo a una persona responsable dentro del hotel que sea parte del equipo seguir los pasos de la siguiente guía:
2- En el caso de que la consulta sea por alojamiento, por disponibilidad o por tarifas lo que recomendamos, como una buena práctica, es derivar ese mail a la carpeta de consultas. Para eso seguir los pasos de la siguiente guía:
¿Cómo mover mail de clientes desde inbox a Consultas?
En la carpeta de Consultas se mostrarán todos los mails de los clientes que estén sin responder.
Es muy importante que cuando ingresa una consulta se lea y se responda con toda la información que solicita el cliente. Dentro de la consulta podrá colocar un MEMO que es algo interno y sirve como recordatorio ante cualquier cuestión que el cliente nos esté solicitando.
3- Para responder las consultas, recomendamos utilizar plantillas de correo. Con el plan Free podrán acceder a 3 plantillas. Podrá responder la consulta siguiendo los pasos de la siguiente guía:
¿Cómo enviar un mail dentro de una reserva?
4- Una vez respondida la consulta algo muy importante es cambiar esta consulta de sección para que deje de estar en la carpeta de consultas y se encuentre en la carpeta Lista de Espera. Lo ideal es mantener la carpeta de Consultas limpia. Para realizar este movimiento seguir los pasos de la siguiente guía:
¿Cómo mover una reserva a la instancia Lista de Espera?
En la carpeta Lista de Espera encontraremos a todas las consultas en las que estemos esperando la respuesta del cliente. Esto nos sirve como seguimiento de los huéspedes para que, en una fecha que quizás no tengamos tanta demanda poder recontactar a todos aquellos clientes que nos hayan consultado por una fecha determinada. También podrá agendar una fecha para que nos recuerde recontactar al cliente si éste no ha respondido nuestra consulta. Podrá hacerlo siguiendo los pasos de esta guía:
5- Cuando el cliente responda nos aparecerá en la carpeta Lista de espera un número que indica la cantidad de consultas sin responder.
Dentro de la consulta, en la pestaña Historial, encontraremos el mensaje entrante del huésped que desea realizar la reserva y el mensaje enviado por el hotel con la cotización inicial.
6- Con la reserva confirmada podremos pasar la consulta a la instancia Preventa, realizando los pasos de la siguiente guía: