En esta guía explicaremos cómo cargar una factura de Proveedor para registrar la deuda y cargar stock de artículos.
1- Desde el menú principal, buscar dentro de Administración, la aplicación Proveedores y hacer click para abrir la aplicación:
2- Seleccionar el nombre del Proveedor para ingresar a la cuenta o hacer click en el menú de Acciones que está a la derecha del proveedor al que desea cargar una factura y luego hacer click en Ver Movimientos.
Si tiene muchos proveedores, el buscador que está en la parte superior de la aplicación lo ayudará a encontrar rápidamente el proveedor que busca
HAY 2 OPCIONES PARA CARGAR UNA FACTURA.
- NUEVA FACTURA EN BLANCO (Permite carga con IA subiendo el PDF)
- DESDE UNA FACTURA YA CARGADA
NUEVA FACTURA EN BLANCO
3- Una vez dentro del proveedor hacer click en el botón Cargar Factura
4- Se abre una ventana donde deberá realizar las siguientes cargas
4.1 - Subir el pdf o jpg de la factura: Es opcional, si lo desea puede subir el pdf de la factura para que el sistema, utilizando IA, complete todos los campos o los campos seleccionados del formulario, leyendo el PDF.
4.1.1- Seleccionar Subir y analizar
4.1.2- Se abrirá una ventana con la biblioteca de archivos del sistema. Hacer clic en la selección de archivos o arrastra el archivo a la biblioteca
4.1.3- Subir el PDF o la imagen de la factura
4.1.4- Una vez subido el comprobante se podrán seleccionar todos los parámetros que la IA ha detectado y que puede cargar automáticamente. Deseleccionar en caso de que algún parámetro no se necesite cargar o modificar.
4.1.5- Seleccionar Aplicar selección
4.2 - Datos del comprobante recibido: Cargar los datos de la factura del proveedor o revisar que la IA haya cargado todos los datos correctamente.
4.3 - Conceptos del comprobante: Seleccionar si desean que el inventario se cargue automáticamente al STOCK de la aplicación Inventario. Si desean que sume automáticamente dejar encendido. Sino, apagar el switch
Luego, Cargar los items del comprobante o revisar si que la IA los haya cargado correctamente.
En este paso es importante agregar el Grupo y Sub grupo al que pertenece este comprobante dentro de sus centros de costos. Puede crear un Centro de Costos y Sub grupo específico para el IVA si lo necesita
Productos que no estén cargados en la aplicación Inventario
Si el producto que estás cargando no está configurado en la aplicación de inventario, no se sumará al stock ni se creará un nuevo registro, por el momento.
Al colocar el nombre del artículo, el sistema cargará el código del artículo automáticamente o generará un código en caso que ese artículo no exista.
4.4 - Hacer click en Guardar
Luego, Confirmar
5- Aparecerá una ventana emergente que permitirá registrar el pago vinculado a esta factura.
En caso de que esta factura ya haya sido pagada, podrá cargarse el pago en conjunto con la factura. En ese caso encendemos el Switch que figura en la ventana emergente y luego seleccionaremos la cuenta recaudadora con la que se pagó esta factura.
6- Seleccionar Registrar Pago
El pago registrado quedará vinculada a la factura cargada y en caso de que se haya pagado el 100% de la factura, esta factura quedará con el Estado de Pagada
7- Dentro del histórico de la cuenta veremos registrada la Factura y el pago vinculado, también descontará el monto en la cuenta contable.
Los cambios demoran unos minutos en impactar, mientras estén los campos en gris y con el simbolo de alerta, significa que aún no ha terminado de calcular los cambios
Siempre que haya estado seleccionado el switch de cargar automática de stock y se hayan cargado items de la aplicación inventario con el código correcto, la cantidad de artículos de la factura sumará al STOCK del artículo
DESDE UNA FACTURA YA CARGADA
1- Seleccionar Acciones en la factura que queremos repetir y luego seleccionar Clonar Comprobante.
2- Se abrirá la ventana de Cargar Factura con los datos de la factura anterior, precargados.
Deberán cargar los datos que difieren de la factura anterior y editar aquellos que necesiten modificar.
La factura se clonará colocando las fechas del día de hoy para agilizar la carga y modificación.
3- Subir el pdf o jpg de la factura: Es opcional, si lo desea puede subir el pdf de la factura para que luego un auditor pueda verificar que los datos cargados son iguales a los de la factura original
4- Completar los siguientes datos que difieren de la factura anterior Ej: N° de Comprobante
5- Seleccionar Guardar
6- Aparecerá una ventana emergente que permitirá registrar el pago vinculado a esta factura.
En caso de que esta factura ya haya sido pagada, podrá cargarse el pago en conjunto con la factura. En ese caso encendemos el Switch que figura en la ventana emergente y luego seleccionaremos la cuenta recaudadora con la que se pagó esta factura.
Se generará una factura y el pago correspondiente en esta cuenta Proveedor con los datos cargados y se recalculará el saldo de la cuenta.