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Qué es el Hub de Eventos

El Hub de Eventos es donde se gestiona la venta de salones, eventos y grupos: desde que llega la consulta hasta que el evento queda confirmado y cobrado. No es el módulo de reservas. Acá no se carga una reserva de habitación suelta ni se opera el día del evento. Lo que se administra es el proceso comercial: quién consultó, qué se le cotizó, en qué instancia está la negociación y cuánto se espera facturar. Se llega desde CRM → Grupos y Eventos.

Oportunidades

El tablero de trabajo diario. Todas las negociaciones abiertas.

Cuentas

Los clientes: personas, empresas y agencias.

Calendario salones

Qué salón está ocupado, qué día y en qué turno.

Catálogos

Los salones, extras y turnos que el hotel ofrece.

Proveedores

Los terceros que prestan servicios para los eventos.

Forecast

Cuánto se espera cerrar y cómo viene el trimestre.

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Cuatro conceptos para empezar

Vale la pena leer esto una vez. El resto de la guía asume estos cuatro términos. Cuenta. El cliente. Puede ser una persona (un particular, una familia), una empresa (un cliente corporativo) o una agencia (un operador, un wedding planner, un intermediario). Las cuentas se sincronizan con el CRM del hotel. Contacto. La persona con la que se habla. Siempre es una persona física y siempre pertenece a una cuenta. Una empresa puede tener varios contactos (por ejemplo, quien organiza y quien autoriza el pago); una cuenta persona normalmente tiene uno. Oportunidad. Una negociación concreta. “Boda Méndez · 250 invitados” es una oportunidad. Si la misma familia vuelve el año que viene por un aniversario, eso es otra oportunidad sobre la misma cuenta. Presupuesto. La propuesta económica que se le manda al cliente. Una oportunidad puede tener varios presupuestos: cada vez que se renegocia, se genera una versión nueva y la anterior queda archivada. Y dos más, que aparecen todo el tiempo: Etapa. En qué instancia está la negociación: Nuevo, Contactado, Visita, Cotización, Contrato, Confirmado. Cada etapa lleva asociada una probabilidad de cierre. Pipeline. El conjunto ordenado de etapas. El hotel puede tener más de uno con etapas propias -por ejemplo, uno para Leads de UpSelling- y se cambia desde el selector de pipeline.

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La pantalla Oportunidades

Es la pantalla donde se trabaja todos los días. Se abre en vista Kanban: una columna por etapa, una tarjeta por oportunidad.

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Kanban o Lista

Arriba a la derecha se alterna entre Kanban y Lista.
  • Kanban sirve para mover cosas: se arrastra la tarjeta de una columna a otra y la etapa cambia.
  • Lista sirve para mirar muchas oportunidades a la vez ordenadas por columna: Evento, Cuenta, Etapa, Fecha, Valor, Dueño.

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Los indicadores de arriba

Cuatro números que resumen el estado del tablero:
  • Pipeline total: la suma del valor estimado de todas las oportunidades abiertas.
  • Forecast ponderado: la misma suma, pero multiplicando cada oportunidad por su probabilidad de cierre. Es el número realista, no el optimista.
  • A confirmar este mes: cierres esperados dentro del mes.
  • Vencidos: presupuestos que pasaron su fecha de validez.
Requieren atención agrupa lo que está pidiendo acción. Se puede hacer clic en cada indicador para ver solo esas oportunidades.

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Filtros y búsqueda

  • Buscar evento o cuenta: busca por nombre de la oportunidad o del cliente.
  • Todos los vendedores: filtra por dueño.
  • Todos los tipos: Bodas, Congresos, Corporativos, Otros.
  • Todas las fechas: Evento en 30 / 60 / 90 días, o en 6 meses. Filtra por fecha del evento, no por fecha de carga.
  • Limpiar vuelve todo a cero.

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Los avisos

Arriba del tablero pueden aparecer barras de aviso:
  • Cobros por vencer: hay eventos confirmados con saldo por cobrar. Ver cobros filtra el tablero.
  • Cut-offs por vencer: hay bloqueos de grupo cuyo plazo de confirmación está por vencerse. Ver bloqueos filtra el tablero.
Se pueden cerrar con Ocultar aviso, pero vuelven a aparecer mientras la situación siga sin resolverse.

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Qué dice cada tarjeta

La tarjeta muestra el nombre del evento, la cuenta, el tipo, la fecha, el valor estimado y el vendedor asignado. Además puede traer señales: Las oportunidades con el evento a menos de 30 días se destacan, igual que las que llevan una semana o más sin movimiento.

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Crear una oportunidad

Botón Nueva oportunidad, arriba a la derecha. Son cuatro pasos.
1

Cuenta

Es el único campo obligatorio de todo el asistente. Se busca la cuenta por nombre. Si el cliente no existe todavía, Crear nueva cuenta pide razón social o nombre, y opcionalmente ID fiscal y rubro.
2

Evento

  • Nombre del evento: se puede dejar vacío y completar después.
  • Tipo de evento: Boda, Congreso, Corporativo, Grupo u Otro.
  • Fecha del evento: o Estadía del grupo si el tipo es Grupo, porque ahí son dos fechas.
Si se elige Grupo, aparecen los campos del bloqueo: cantidad de pasajeros, régimen, cut-off, gratuidades y el cupo de habitaciones por tipo.
3

Valor

  • Valor estimado y moneda. Es lo que alimenta el forecast ponderado, así que conviene poner algo aunque sea aproximado.
  • Fecha esperada de cierre.
  • Dueño: por defecto, quien la está creando.
4

Revisar

Un resumen de todo antes de confirmar. Crear oportunidad la deja primera en la columna Nuevo, con 10% de probabilidad.
¿Por qué solo Cuenta es obligatorio? Cuando entra una consulta por teléfono, muchas veces no se sabe la fecha ni el presupuesto. La idea es que la oportunidad se pueda cargar en veinte segundos mientras el cliente todavía está en línea, y completarse después. Una oportunidad incompleta en el tablero es infinitamente mejor que una anotada en un papel.

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Trabajar una oportunidad

Al hacer clic en una tarjeta se abre el panel de detalle, con seis pestañas.
La foto completa: datos del evento, cuenta y contacto, tareas pendientes, salones reservados, presupuesto activo y estado de cobro.Desde acá se opera la etapa:
  • Ganada y Perdida cierran la oportunidad.
  • Retroceder la manda a la etapa anterior.
  • Marcar Perdido la cierra sin ganar.
  • Reabrir vuelve a abrir una cerrada.
También se gestiona el Agente asignado: Reasignar, Asignar agente… o Quitar asignación.

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Las etapas del pipeline

El pipeline Hub de Eventos tiene seis etapas activas y tres cierres. Cierres: Para mover una oportunidad: se arrastra la tarjeta a la columna que corresponde. La probabilidad se ajusta sola.
Sobre la probabilidad. El porcentaje es un valor por etapa, no una estimación caso por caso. Sirve para que el forecast ponderado tenga sentido: veinte oportunidades en Cotización no valen lo mismo que veinte en Nuevo. Mover las tarjetas cuando corresponde no es burocracia; es lo que hace que el número del forecast sirva para algo.

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Armar y enviar un presupuesto

Desde la pestaña Presupuestos de la oportunidad, con Nueva versión o abriendo un borrador.

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Cargar ítems

Los ítems se agregan por categoría, y cada categoría trae sus precios de un lugar distinto: Cada línea tiene Descripción, Cantidad, Unidad y Precio unitario, y se puede editar. Eliminar línea la quita.

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Alojamiento: con PMS y sin PMS

El botón Presupuestar abre la consulta de disponibilidad real: devuelve los tipos de habitación disponibles con su tarifa por noche, la promoción vigente, la ocupación máxima, las unidades libres y la política de cancelación.Al elegir, las líneas entran al presupuesto agrupadas por reserva y quedan como lectura del PMS, no editables acá. Se pueden quitar con Quitar reserva del presupuesto.
El alojamiento se carga en modo manual y las líneas se escriben a mano. Las líneas manuales se distinguen visualmente de las traídas del PMS.

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Totales y condiciones

  • Subtotal, Descuento y Total.
  • Moneda: pesos argentinos, dólares o euros.
  • Vence el: hasta cuándo vale la propuesta. Cumplida esa fecha, el presupuesto pasa a Vencido y la tarjeta se marca en el tablero.
  • Plantilla PDF: el diseño con el que sale la propuesta.
  • Notas internas: no se muestran al cliente.

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Cerrar el presupuesto

Tres salidas:
  • Guardar borrador: queda armado sin enviarse.
  • Previsualizar PDF: se ve como lo va a ver el cliente.
  • Guardar presupuesto: queda guardado en la oportunidad.
Enviar tiene consecuencias. Al enviar un presupuesto que incluye un salón, se genera automáticamente una reserva tentativa de ese salón en el calendario, para el día y turno cotizados. No hay que reservarlo aparte. Y si el presupuesto incluye alojamiento, NO bloquea en el PSM, este es un proceso comercial y solo se gestiona la oportunidad.

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Vender un grupo:

Cuando el tipo de evento es Grupo, lo que se vende no es un salón: es un cupo de habitaciones. Las oportunidades de grupo conviven con el resto en el mismo pipeline y recorren las mismas etapas.

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Los datos del grupo:

  • Estadía: fecha de entrada y de salida. De ahí sale la cantidad de noches.
  • Cantidad de pasajeros (pax).
  • Régimen: Solo alojamiento, Con desayuno, Media pensión o Pensión completa.
  • Cupo de habitaciones: cuántas habitaciones de cada tipo se cotizan, con la tarifa grupal negociada para cada una.
  • Cut-off: el plazo para confirmar. Explicado abajo.
  • Gratuidades: lo que se le da de cortesía al grupo. Por ejemplo, “1 free cada 20 pax” o “2 free + 1 upgrade suite”.

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El cut-off

El cut-off es la fecha límite para que el cliente confirme la oportunidad. Por eso el Hub avisa por triple vía:
  • La tarjeta en el kanban se marca cuando el cut-off está por vencer, y cambia a Cut-off vencido cuando ya pasó.
  • Arriba del tablero aparece el aviso Cut-offs por vencer, con acceso directo a las oportunidades afectados.
  • Se puede configurar una alerta con anticipación propia.

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Tarifa grupal contra tarifa pública

En la pestaña Salones, el bloqueo muestra la tarifa negociada de cada tipo de habitación y cuánto representa contra la tarifa pública. Sirve para saber cuánto se está resignando y para defender el número si el cliente vuelve a pedir descuento.

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Calendario de ocupación de salones

Muestra qué salón está ocupado, qué día y en qué turno. Se filtra por salón y por turno, o se ven Todos los turnos. Los turnos son los que el hotel haya configurado. Por defecto:
  • Day use: de 09:00 a 17:00
  • Noche: de 19:00 a 02:00
  • Completo: de 09:00 a 02:00

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Los tres estados

Los conflictos no bloquean. El sistema deja cotizar el mismo salón para el mismo día a dos clientes distintos -lo cual es sano, porque a veces conviene tener dos hierros en el fuego- pero lo marca para que nadie lo descubra el día del evento. El resumen del mes cuenta los conflictos abiertos.
El resumen muestra también la ocupación del mes, las reservas confirmadas, las tentativas y los eventos de hoy.

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Cobro del evento

Una vez que la oportunidad está en Confirmado, la pestaña Resumen muestra el estado de cobro:
  • Seña / pagado: lo que ya entró.
  • Saldo pendiente: lo que falta.
  • Saldado: cuando el evento está cobrado en su totalidad.
Dos acciones: Registrar pago para asentar un cobro, y Recordar al cliente para mandarle un aviso. Los eventos confirmados con saldo pendiente aparecen en el aviso Cobros por vencer del tablero.

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Cuentas y contactos

La pantalla Cuentas lista todos los clientes. Se filtra por Todas, Personas, Empresas o Agencias, y se busca por nombre. Cada cuenta muestra sus contactos, sus oportunidades y lo cotizado.

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Las cuentas vienen del CRM

Las fichas de cliente viven en el CRM del hotel, no en el Hub. El Hub las espeja.
Los datos sincronizados del CRM llegan como lectura y no se editan desde acá. Si un teléfono o un CUIT está mal, se corrige en la ficha del CRM y el cambio baja al Hub. Editarlo en dos lugares distintos es lo que produce las bases de datos que nadie sabe cuál está bien.
Al crear una cuenta nueva con Nueva cuenta, se busca primero en el directorio del CRM: si la ficha ya existe, se vincula en vez de duplicarla. Las cuentas de tipo agencia pueden tener un porcentaje de comisión asociado.

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Escribirle al cliente desde Cuentas

Con Enviar email o Enviar WhatsApp se le escribe directamente a un contacto sin pasar por una oportunidad. Sirve para seguimiento general de un cliente recurrente.

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Catálogos: salones, extras y turnos

Es lo que después se puede cotizar. Tres pestañas propias del Hub, más una de lectura del PMS.
Alta, edición y baja de los salones del hotel. Cada uno lleva Nombre, Capacidad, Precio base, Unidad (por evento, por día o por hora) y Estado (activo o no).Un salón desactivado deja de ofrecerse en presupuestos nuevos, pero no afecta a los ya emitidos.

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Proveedores

Los terceros que prestan servicios: DJ, iluminación, flores, pantallas, traslados, fotografía, catering externo, seguridad, transporte, pirotecnia. Cada proveedor lleva razón social, categoría o rubro, nombre del contacto, teléfono, email, CUIT y estado.
La relación con el catálogo: los servicios de un proveedor activo aparecen como extras disponibles para cotizar. Si se desactiva el proveedor, sus servicios dejan de ofrecerse. Es la forma de sacar de circulación a un proveedor con el que se cortó el convenio, sin borrar el historial de los eventos donde ya se usó.

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Configuración: pipelines y alertas

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Pipelines

El hotel puede tener más de un pipeline, cada uno con sus propias etapas, nombres y probabilidades. Tiene sentido crear otro cuando el proceso de venta es realmente distinto -por ejemplo, upselling a huéspedes ya alojados, que no pasa por visita ni por contrato- y no simplemente para separar tipos de evento. Para eso ya está el filtro por tipo. Cada etapa se configura con nombre, color, probabilidad y estado: Abierta, Ganada o Perdida.

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Alertas

Cinco avisos configurables, cada uno con su anticipación.
Conviene activar pocas y bien.

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Auditor IA

Próximamente.
Es una segunda lectura del tablero, no una autoridad. Las sugerencias se revisan y se aplican si tienen sentido.

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Preguntas frecuentes

No. Solo la cuenta es obligatoria. Es preferible cargarla incompleta mientras el cliente está en línea y completarla después.
No se reserva a mano. Se arma un presupuesto que incluya el salón y se envía: la reserva tentativa se genera sola. Se confirma cuando la oportunidad pasa a Confirmado.
Se puede cotizar a los dos. El calendario lo marca como conflicto para que quede visible. Cuando uno confirma, se libera el otro.
Ese dato viene del CRM. Se corrige en la ficha del CRM y baja al Hub.
Se genera una Nueva versión con el precio corregido y se envía. La versión anterior queda registrada en el historial.
Porque el forecast está ponderado: cada oportunidad se multiplica por la probabilidad de su etapa. Una de un millón en Nuevo aporta cien mil, no un millón.
Se cierra según lo que pasó: Confirmado si se hizo, Perdido si el cliente eligió otra opción, Cancelado si se dio de baja.
Reabrir, desde el panel de detalle.