Contenido
- Qué es
- Qué necesita tu establecimiento
- Dónde encontrarla
- Quién puede usarla
- La pantalla
- Los tres estados de un campo
- Qué controla cada campo
- Cómo impacta al cargar una reserva
- Guardar y descartar
- Lo que no cambia
- Preguntas frecuentes
1. Qué es
Cargar reserva es el formulario con el que tu equipo carga una reserva a mano: desde el botón del plano de ocupación, desde el menú o buscándolo en el buscador. Con Campos de Cargar Reserva el hotel decide cómo es ese formulario:- Qué datos se piden. Por ejemplo, no mostrar «Código externo» si no trabajas con otro sistema.
- Cuáles son obligatorios. Por ejemplo, exigir el email para que el huésped siempre reciba la confirmación, o el documento para el registro de pasajeros.
Si no configuras nada, el formulario se ve igual que siempre. Todos los campos vienen visibles y opcionales: solo cambia lo que tú cambies. La configuración es por establecimiento y reemplaza la antigua carga básica / avanzada.
2. Qué necesita tu establecimiento
Los campos configurables funcionan con el nuevo Cargar reserva. Para usarlo, el establecimiento necesita las dos cosas:| Requisito | Qué es |
|---|---|
| Motor de reservas v8 | La versión actual del motor de reservas de Pxsol. |
| Reservas v2 | La asignación de habitaciones nueva. Se activa pidiéndola a Soporte de Pxsol. |
3. Dónde encontrarla
La app se llama Campos de Cargar Reserva y está dentro de Configuración.| Desde | Cómo llegar |
|---|---|
| PMS | Menú de Configuración → Campos de Cargar Reserva. Se abre en una ventana lateral. |
| Apex | Configuración → sección del establecimiento → Campos de Cargar Reserva. También puedes escribir «Campos de Cargar Reserva» en el buscador de arriba. |
4. Quién puede usarla
Es una app de configuración, así que sigue las mismas reglas que el resto de Configuración:| Usuario | Entra | Modifica |
|---|---|---|
| Administrador del hotel | Siempre | Siempre |
| Usuario con permiso Ver | Sí | No: la ve en solo lectura |
| Usuario con permiso Ver y Editar | Sí | Sí |
| Usuario sin permiso | No: ve el aviso de acceso restringido | No |
No hay permiso de Eliminar. En esta app no hay nada que borrar: solo se ve y se edita. Por eso la opción Eliminar no aparece en los permisos del usuario.
Este permiso es para configurar, no para cargar reservas. Quién puede cargar una reserva no cambia: lo sigue decidiendo el permiso de Cargar reserva de siempre.
5. La pantalla
La pantalla tiene dos partes: a la izquierda, una tarjeta por cada parte del formulario (Huésped y Reserva) con un selector por campo; a la derecha, la vista previa Así queda el formulario. Ejemplo con el email obligatorio, el teléfono opcional y la provincia sin pedir. La vista previa de la derecha se actualiza en cuanto cambias un campo, incluso antes de guardar. Lo que vas a encontrar:- Campos fijos, en gris y con candado. Nombre, apellido, país y fechas de la estadía se piden siempre. Si pasas el mouse sobre «Obligatorio», te dice por qué.
- Un selector por campo, con tres opciones: No pedir, Opcional y Obligatorio (ver la sección 6).
- Contador por tarjeta. Si una parte tiene campos obligatorios, su tarjeta muestra cuántos (por ejemplo, 2 obligatorios).
- Así queda el formulario. Todos los campos de cada parte, con el color de su estado: rojo obligatorio, azul opcional, negro no se pide.
6. Los tres estados de un campo
Cada campo configurable está en uno de estos tres estados. El color es el mismo en el selector y en la vista previa:
Dos campos no tienen la opción Obligatorio, porque nunca quedan vacíos: Facturar a y Reserva de grupo. En ellos el selector muestra solo No pedir y Pedir.
7. Qué controla cada campo
Huésped
| Campo | Para qué sirve | Opciones |
|---|---|---|
| 🔒 Nombre y apellido | Identifican al huésped en la reserva, el plano y los comprobantes. | Siempre obligatorios |
| 🔒 País | Con el país se calculan los impuestos y el Tax Free de la reserva. | Siempre obligatorio |
| Teléfono | Con código de país. | No pedir · Opcional · Obligatorio |
| Para enviar la confirmación y los mails automáticos. Si se completa, tiene que ser un email válido. | No pedir · Opcional · Obligatorio | |
| Documento | Tipo y número de documento. Obligatorio pide los dos. | No pedir · Opcional · Obligatorio |
| Nacionalidad | Se usa para evaluar el Tax Free. | No pedir · Opcional · Obligatorio |
| Provincia / Estado | Del domicilio del huésped. | No pedir · Opcional · Obligatorio |
| Facturar a | Persona, empresa o agencia a la que se factura. Arranca con el huésped, así que nunca queda vacío. Si no se pide, se factura al huésped. | No pedir · Pedir |
Reserva
| Campo | Para qué sirve | Opciones |
|---|---|---|
| 🔒 Fechas de la estadía | Ingreso y egreso: sin ellas no hay reserva. | Siempre obligatorias |
| Origen de la reserva | La etiqueta con la que se mide de dónde vino la reserva (teléfono, mostrador, agencia…). Exigirla mejora tus reportes de canales. | No pedir · Opcional · Obligatorio |
| Código externo | El código de la reserva en otro sistema (una agencia, un sistema central). | No pedir · Opcional · Obligatorio |
| Fecha de bloqueo | Hasta cuándo se mantiene la reserva si el huésped no paga ni la garantiza. No puede ser posterior al ingreso. | No pedir · Opcional · Obligatorio |
| Reserva de grupo | Marca la reserva como grupal. Es un sí/no, así que nunca queda vacío. | No pedir · Pedir |
| Observaciones | Notas internas de la reserva. | No pedir · Opcional · Obligatorio |
Plan, moneda y habitaciones se piden siempre. Son parte de la reserva misma, así que no aparecen en esta configuración.
8. Cómo impacta al cargar una reserva
Lo que guardes acá cambia el formulario de Cargar reserva para todo tu equipo, en todos los lugares desde donde se abre: el botón del plano de ocupación, el menú y el buscador, tanto en el PMS como en Apex.Un campo en «No pedir» desaparece
Tu equipo deja de verlo y la reserva se carga sin ese dato. Por ejemplo, con Provincia y Código externo en «No pedir», el formulario queda más corto:Un campo «Obligatorio» se marca y se exige
El campo aparece con un asterisco rojo (*). Si tu equipo intenta cargar la reserva sin completarlo, la reserva no se carga: aparece un aviso con los campos que faltan y esos campos quedan marcados en el formulario. Ejemplo con el email obligatorio: el teléfono sigue opcional y se puede dejar vacío.Un contacto existente también tiene que tener los obligatorios
Si eliges un huésped desde el buscador de contactos, sus datos se completan solos. Si a ese contacto le falta un dato obligatorio (por ejemplo, nunca se le cargó el email), hay que completarlo antes de cargar la reserva.«Facturar a» sin pedir: se factura al huésped
Con Facturar a en «No pedir», la reserva se factura siempre al huésped, sea un contacto existente o uno nuevo.Antes de hacer obligatorio un campo, piensa en las reservas de mostrador. Si exiges, por ejemplo, el documento, tu equipo no va a poder cargar una reserva telefónica hasta tenerlo. Exige solo lo que de verdad necesitas tener desde el primer momento.
9. Guardar y descartar
Los cambios no se aplican hasta que guardas. Al pie de la pantalla hay una barra fija que avisa si hay algo para guardar:- Guardar cambios aplica la configuración. Aparece el aviso «Guardamos los campos de Cargar Reserva.» y la ventana se cierra sola. Desde ese momento, toda reserva nueva que cargue tu equipo usa el formulario nuevo.
- Si algo falla al guardar, aparece el aviso «No pudimos guardar los cambios. Inténtalo de nuevo.» y la ventana queda abierta con lo que habías elegido, para que vuelvas a intentarlo.
- Descartar vuelve los campos a lo último que guardaste.
10. Lo que no cambia
| Qué | Por qué |
|---|---|
| Las reservas que ya existen | La configuración se aplica al cargar una reserva nueva. Las reservas ya cargadas conservan sus datos, aunque ahora un campo esté en «No pedir». |
| Las reservas del motor y de los canales | Las que entran por tu motor de reservas, Booking, Expedia u otros canales traen los datos que piden ellos. Esta configuración es solo para la carga manual. |
| Las cargas que hace Soporte por integración | Los obligatorios se controlan en el formulario. Una carga por integración no los exige, para que una importación no se frene por un dato que el hotel completa después. |
| Nombre, apellido, país y fechas | Son la información mínima de una reserva: se piden siempre. |
| Plan, moneda y habitaciones | Son parte de la reserva y se piden siempre. |
| Quién puede cargar reservas | Lo sigue decidiendo el permiso de Cargar reserva de cada usuario. |