Contenido
- Qué es
- Qué necesita tu establecimiento
- Cómo abrirlo
- Recorrido por el formulario
- Datos del huésped
- Datos de la reserva
- Day use: vender el mismo día
- Habitaciones
- Adultos, niños y bebés
- Tarifas y total
- Períodos distintos por habitación
- Cargar la reserva
- Lo que configura el hotel
- Preguntas frecuentes
1. Qué es
Cargar reserva es el formulario con el que tu equipo carga una reserva a mano: una reserva telefónica, de mostrador o de una agencia. En una sola ventana se completan el huésped, los datos de la reserva, las habitaciones con su tarifa y, si hace falta, otros períodos con otras habitaciones. Es el mismo formulario en todos lados: en el plano de ocupación, en la lista de reservas, en el menú de Apex y en el PMS. Lo que el hotel configura en Campos de Cargar Reserva se aplica en todos.Esta guía explica cómo se carga una reserva. Qué datos pide el formulario y cuáles son obligatorios lo decide cada hotel: está en la guía Campos de Cargar Reserva (ver la sección 13).
2. Qué necesita tu establecimiento
| Desde | Qué formulario se abre |
|---|---|
| Apex (plano de ocupación, lista de reservas, menú) | Siempre el nuevo Cargar reserva. |
| PMS | El nuevo Cargar reserva si el establecimiento tiene Reservas v2 (la asignación de habitaciones nueva) activo. Si no, sigue abriendo el formulario anterior. Reservas v2 se activa pidiéndolo a Soporte de Pxsol. |
3. Cómo abrirlo
Desde el plano de ocupación, sobre las fechas
La forma más rápida: haz clic o arrastra sobre los días libres de una habitación en el plano (en el celular, mantén presionada la celda). Se abre un menú; elige Nueva reserva. Seleccionaste la habitación 101 del 11 al 14 de noviembre: la reserva se abre con esa habitación y esas fechas. El formulario se abre precargado:- La habitación de la fila, ya tildada y con sus detalles abiertos.
- Las fechas: ingreso el primer día seleccionado y salida el último.
- Si seleccionaste un solo día, la salida pasa al día siguiente y lo avisa: “Ajustamos la fecha de salida en un día para garantizar al menos una noche.” Para una reserva sin noche, mira el day use (sección 7).
Desde un botón
| Dónde | Cómo | Se abre con |
|---|---|---|
| Plano de ocupación | Botón Nueva reserva del encabezado (también en el menú +) | Hoy → mañana, sin habitación |
| Lista de reservas | Botón Nueva reserva | Hoy → mañana, sin habitación |
| Menú y buscador de Apex | App Nueva reserva | Hoy → mañana, sin habitación |
| PMS | Cargar reserva (con Reservas v2) | Las fechas y la habitación desde donde lo abras |
4. Recorrido por el formulario
El formulario tiene tres tarjetas y una barra fija al pie: Arriba dice: “Completa los datos del huésped, de la estadía y elige las habitaciones. Los campos con * son obligatorios.”| Parte | Qué se carga |
|---|---|
| Datos del huésped | Quién se aloja: un contacto existente o uno nuevo (sección 5). |
| Datos de la reserva | Fechas, tarifario, moneda, origen y el resto de los datos de la reserva (sección 6). |
| Habitaciones | Cuántas habitaciones, cuáles y a qué tarifa (secciones 8 a 10). Debajo, el botón para sumar otro período (sección 11). |
| Barra del pie | La Tarifa total y el botón Cargar reserva (sección 12). |
5. Datos del huésped
Buscar un contacto existente
Si el huésped ya estuvo en el hotel, no lo cargues de nuevo: usa Buscar contacto existente… y escribe nombre, apellido, email o documento (al menos 3 caracteres). Hasta 5 resultados, con email, país y fecha de nacimiento para no confundirlos. Un contacto en lista negra lo indica. Al elegir un contacto se completan solos el nombre, el apellido, el email, el documento, el país, el teléfono y la provincia. El contacto queda en una tarjeta con una X para quitarlo, y quitarlo limpia los datos del huésped.Cargar un huésped nuevo
Si el buscador dice “No encontramos contactos. Completá los datos para crear uno nuevo.”, completa los campos a mano: el contacto se crea al cargar la reserva.| Campo | Cómo se completa |
|---|---|
| Nombre y Apellido | Siempre obligatorios. |
| Teléfono | Con selector de código de país. Si pegas un número completo, se acomoda solo. |
| Si se completa, tiene que ser un email válido. | |
| Tipo y número de documento | El tipo se elige de una lista; el número acepta letras, números, punto y guion. |
| País de residencia | Siempre obligatorio: con él se calculan los impuestos. Viene precargado con el país detectado. |
| Nacionalidad | Se usa para evaluar el Tax Free. |
| Provincia / Estado / Región | Del domicilio del huésped. |
6. Datos de la reserva
| Campo | Qué es |
|---|---|
| Ingreso y salida | Un solo calendario: el primer clic marca el ingreso y el segundo la salida. Al lado se ve cuántas noches son. El ingreso puede ser como mucho 8 días atrás. Si eliges el mismo día dos veces, es un day use (sección 7). |
| Tarifario | El plan tarifario de la reserva. Cada opción muestra su moneda. Viene elegido el primero de la lista. |
| Mutadores | El origen de la reserva: de dónde vino (teléfono, mostrador, una agencia…). Si no eliges ninguno, queda Directo » Directo. |
| Moneda | La moneda de la reserva, precargada con la de tu punto de venta. Si el tarifario está en otra moneda, aparece la cotización como referencia (no convierte nada). |
| Idioma | El idioma de la reserva, para los mails y la confirmación del huésped. Viene el de tu punto de venta. |
| Instancia | Nueva, Confirmada o Arribos. Si el ingreso es hoy o antes, se propone Arribos; si es futuro, Nueva. Si la cambias a mano, se respeta. |
| Impuestos | Si los impuestos se calculan con la configuración de tu Empresa (la opción por defecto) o con la del Plan tarifario. |
| Facturar a | Por defecto, el huésped titular. Para facturar a otra persona, a una empresa o a una agencia, quita al titular y búscala. El enlace Facturar al huésped titular lo vuelve atrás. |
| Reserva de grupo | Un interruptor para marcarla como grupal. |
| Código externo | El código de la reserva en otro sistema (una agencia, un channel manager). |
| Fecha de bloqueo | Hasta cuándo se mantiene la reserva, con su inventario bloqueado, si el huésped no paga ni la garantiza. Va de hoy hasta el ingreso; tiene un botón Quitar. |
| Notas de la reserva | Comentarios internos para tu equipo. El huésped no los ve. |
7. Day use: vender el mismo día
Si en Ingreso y salida eliges el mismo día para las dos fechas, la reserva es un day use: la habitación se usa durante el día, sin noche. En lugar de las noches aparece la etiqueta Day use y dos interruptores: Ejemplo: la habitación se ocupa a la mañana.- Early check-in: la habitación se ocupa a la mañana.
- Late check-out: la habitación se ocupa a la tarde.
- Los dos: todo el día.
8. Habitaciones
Con las fechas elegidas, el formulario busca las habitaciones libres para esas fechas. Solo aparecen las disponibles, y la búsqueda se hace cada vez que abres el formulario, así no te ofrece una habitación que se ocupó mientras tanto. Se piden 2 habitaciones y ya está tildada la 101. Al tildar la segunda, las demás se ocultan. Así se eligen:1
Elige la cantidad de habitaciones
Va de 1 a la cantidad de habitaciones libres. El contador dice cuántas llevas tildadas, por ejemplo “1 de 2 seleccionadas”.
2
Tilda cada habitación
Al llegar a la cantidad pedida, las que no tildaste se ocultan para que la lista no estorbe. Si subes la cantidad, vuelven a aparecer.
3
Escribe su tarifa diaria
El precio por noche de esa habitación, en la moneda de la reserva (sección 10).
4
Abre los Detalles
Categoría, huéspedes y camas de esa habitación.
| En Detalles | Qué es |
|---|---|
| Categoría | La categoría con la que se vende la habitación, si tiene más de una. |
| Huéspedes | Cuántas personas ocupan la habitación. Arranca en 2 y tiene que ser al menos 1. |
| Distribución de camas | Camas grandes (arranca en 1) y Camas pequeñas (arranca en 0). |
Si no aparece ninguna habitación: “No se encontraron habitaciones libres para el rango seleccionado.” Prueba otras fechas, o divide la estadía en períodos con habitaciones distintas (sección 11).
9. Adultos, niños y bebés
Por defecto, cada habitación pide solo la cantidad de Huéspedes, como siempre. Si tu hotel prendió Niños o Bebés en Campos de Cargar Reserva, en cada habitación se separan: 2 adultos, 1 niño y 1 bebé: el total de huéspedes es la suma de los tres.- El campo de siempre pasa a llamarse Adultos.
- Niños y Bebés arrancan en 0 y se cargan aparte.
- Debajo se ve el Total de huéspedes, que es la suma de los tres.
- La reserva se crea con esa distribución: no hace falta editar la habitación después para pasar a alguien a niño.
- La tarifa no cambia: es por habitación y por noche.
10. Tarifas y total
La tarifa se carga por habitación y por noche, en el campo Tarifa diaria de cada habitación. Arranca en 0: escribe el precio acordado con el huésped. La barra del pie muestra la Tarifa total de la reserva, que se calcula sola: la tarifa diaria de cada habitación por sus noches, sumada entre todas las habitaciones.Atajo: escribe el total. La Tarifa total también se puede editar. Si escribes un importe ahí, se reparte en partes iguales como tarifa diaria entre las habitaciones elegidas. Con varios períodos, se reparte entre todas las noches de todas las habitaciones. Es útil cuando le pasaste al huésped un precio cerrado por toda la estadía.
Sobre los impuestos, el aviso de la tarjeta Habitaciones dice cómo se van a calcular (según tu empresa o según el plan tarifario) y su enlace Cambiarlo en el selector de impuestos te lleva al selector Impuestos de los datos de la reserva.
11. Períodos distintos por habitación
Una reserva no siempre usa las mismas habitaciones todas las noches. Con períodos cargas todo en una sola reserva, aunque cada habitación tenga sus propias fechas:- Cambio de habitación: del 10 al 13 en la 101 y del 13 al 15 en la 204, porque la 101 no está libre toda la estadía.
- Habitación extra en otras fechas: una familia en la 101 toda la semana, y una segunda habitación solo el fin de semana.
Cómo se agrega un período
Debajo de las habitaciones aparece: “¿Cambio de habitación o una habitación extra en otras fechas? Suma otro período a la misma reserva.” y el botón Agregar otro período. Cambio de habitación: 3 noches en la 101 y 2 en la 204, en una sola reserva. Total: 3 × 85.000 + 2 × 110.000 = 475.000.1
Carga el primer período como siempre
Fechas, habitaciones y tarifas en la tarjeta Habitaciones. Al sumar otro período, esa tarjeta pasa a llamarse Período 1.
2
Toca Agregar otro período
Aparece una tarjeta nueva, Período 2, que empieza el día de salida de la reserva y dura una noche.
3
Ajusta sus fechas
En Fechas del período elige ingreso y salida. Si cambias las fechas, se destildan las habitaciones de ese período, porque la disponibilidad es otra.
4
Elige sus habitaciones y tarifas
Igual que en el primer período: cantidad, habitaciones, tarifa diaria y detalles.
Qué se puede y qué no
✅ Cambio de habitación: la 204 entra el día que sale la 101
101112131415
101
204
✅ Habitación extra en parte de la estadía: dos habitaciones a la vez
101112131415
101
102
✅ Con un hueco entre períodos
101112131415
101
101
⛔ La misma habitación en dos períodos que se pisan
101112131415
101
101
- La misma habitación no puede estar en dos períodos que se superponen. Terminar un período el mismo día que empieza otro no es superponerse: es un cambio de habitación.
- Cada período tiene que tener al menos una noche. Por eso los períodos no se ofrecen en un day use.
Es una sola reserva. Un número de reserva, un huésped, un total y un saldo. La confirmación que recibe el huésped muestra cada habitación con sus propias fechas de ingreso y salida.
12. Cargar la reserva
Cuando todo está completo, toca Cargar reserva en la barra del pie. El botón se habilita cuando cada período tiene tildadas tantas habitaciones como pediste.Si falta algo
La reserva no se carga: aparece un aviso con lo primero que falta y el campo queda marcado en rojo.| Aviso | Qué hacer |
|---|---|
| Completá nombre y apellido del huésped. | Completa los dos. |
| Completa los campos obligatorios: … | Completa los campos que lista: son los que tu hotel marcó como obligatorios. |
| La fecha de bloqueo no puede ser posterior al ingreso. | Elige una fecha de bloqueo hasta el día de ingreso, o quítala. |
| El email no tiene un formato válido. | Revisa el email. |
| El check-in no puede ser de más de 8 días atrás. | Cambia el ingreso. |
| Para vender el mismo día, marcá early check-in o late check-out… | Es un day use: prende al menos uno (sección 7). |
| Seleccioná un plan de tarifas. / Elegí la moneda de la reserva. | Elige el tarifario o la moneda. |
| Seleccioná la cantidad de habitaciones indicada. | Tilda tantas habitaciones como pediste, o baja la cantidad. |
| Cada habitación debe tener al menos 1 huésped. | Abre los Detalles de la habitación y sube los huéspedes. |
| La misma habitación no puede estar en dos períodos que se superponen. | Cambia la habitación o las fechas de uno de los períodos (sección 11). |
Cuando se carga
Mientras se crea aparece “Creando la reserva…”. Al terminar, el formulario muestra la confirmación con el número de la reserva:| Botón | Qué hace |
|---|---|
| Abrir reserva | Abre la ficha de la reserva recién cargada. |
| Ver en el plano de ocupación | Lleva al plano, donde ya aparece la reserva. No está cuando cargaste la reserva desde la lista de reservas. |
| Cargar otra reserva | Vuelve a un formulario en blanco, con las mismas fechas con las que lo abriste. |
| Cerrar | Cierra la ventana. |
13. Lo que configura el hotel
El formulario se adapta a cada hotel desde Configuración → Campos de Cargar Reserva:| Se puede | Ejemplos |
|---|---|
| Dejar de pedir un campo | No mostrar Código externo ni Provincia si no los usas. |
| Hacer obligatorio un campo | Exigir el email o el documento: la reserva no se carga sin ellos. |
| Pedir niños y bebés | Separar adultos, niños y bebés en cada habitación (sección 9). Vienen apagados. |
14. Preguntas frecuentes
En el PMS se me sigue abriendo el formulario anterior. El nuevo Cargar reserva se abre en el PMS cuando el establecimiento tiene Reservas v2 activo. Para activarlo, escribe a Soporte de Pxsol. En Apex siempre se abre el nuevo. No aparece la habitación que quiero. Solo se listan las habitaciones libres en todas las fechas del período. Si está ocupada alguna noche, divide la estadía en dos períodos con un cambio de habitación (sección 11). El huésped cambia de habitación a mitad de la estadía, ¿cargo dos reservas? No. Carga una sola reserva con dos períodos: uno por habitación (sección 11). ¿Por qué la tarifa diaria está en 0? Porque se escribe a mano: es el precio acordado con el huésped. También puedes escribir la Tarifa total y se reparte entre las habitaciones (sección 10). Quiero vender una habitación para usar durante el día, sin noche. Elige el mismo día como ingreso y salida y prende Early check-in, Late check-out o los dos (sección 7). ¿Puedo cargar una reserva de días pasados? Sí, con el ingreso hasta 8 días atrás. No veo Niños ni Bebés. Vienen apagados. Se prenden en Campos de Cargar Reserva (sección 13). Elegí un contacto y no me deja cargar la reserva. A ese contacto le falta un dato que tu hotel marcó como obligatorio. El aviso dice cuál: complétalo en el formulario. No me deja abrir Nueva reserva en el plano. Te falta el permiso de Cargar reserva o el de editar el plano. Pídeselo a un administrador del hotel.Mithras · Cargar reserva · Guía de uso · Noviembre 2026