En esta guía explicaremos los pasos que debe realizar para gestionar una reserva en las instancias de Check in, In house y Check out
ESTADÍA
Esta etapa se subdivide en 3 secciones
- Check in
- In House
- Check Out
Llegado el día de Check In, la reserva se moverá automáticamente a la instancia Check In
Este movimiento automático de instancias se realizará únicamente si la reserva se encuentra anteriormente en la Instancia Confirmadas. En caso de que la reserva haya quedado en instancia Nuevas, la reserva permanecerá en esta instancia por más que se cumpla su fecha de Check in.
Dentro de la aplicación Todas las Reservas tendremos carpetas para cada una de estas secciones
Las acciones que podemos realizar en estas carpetas son:
- Cargar huéspedes acompañantes
- Imprimir ficha de registro
- Cargar consumos adicionales
- Imprimir folio de consumos
- Registrar un pago
CARGAR HUÉSPEDES ACOMPAÑANTES
1- Ingresar a la reserva desde la instancia en la que se encuentra, por ejemplo las que realizarán Check in en el día de hoy
2- Seleccionar la pestaña Habitaciones y Huéspedes.
3- En esta pestaña vamos a poder visualizar todas las habitaciones de la reserva, agregar nuevos huéspedes, en caso de que la reserva sea para más de una persona o imprimir ficha de check in. Podrán agregar un huésped a una habitación desde Agregar Huésped
En caso de que el huésped esté cargado fuera de la habitación, se lo podrá asignar a la habitación desde Asignar
IMPRIMIR FICHA DE CHECK IN o FICHA DE REGISTRO
Para impirmir la ficha tendremos que seguir los pasos de la siguiente guía
¿Cómo imprimir la ficha de registro?
Una vez que el huésped ha completado la ficha y le dimos la llave de la habitación, vamos a darle Check in a los huéspedes que hayan ingresado o a la habitación en caso de que todos los huéspedes lo hayan realizado check in a la habitación completa.
Check in a un huésped
Check in a la habitación
En caso de que todas las habitaciones de la reserva hayan ingresado al Establecimiento, mover la reserva a la instancia In House. Seleccionando el siguiente botón:
En el caso de intentar mover la reserva a la instancia In House el sistema solicitará dar ingreso a todas las habitaciones y huéspedes de la reserva.
No se podrá dar check in a una habitación en el caso que esa habitación esté siendo ocupada por otra reserva. Para poder avanzar con el check in de esa habitación será necesario darle check out a la habitación ocupada.
Importante!!! El check out de una habitación no finaliza la reserva, solo marca la habitación como libre y deja registro de la fecha y hora de salida de los huéspedes que ocupaban esa habitación.
En la carpeta In House se encontrarán todas las reservas que estén actualmente en el hotel alojadas, que no tengan ni Check In ni Check out el día de hoy. Solamente las que estén pernoctando
CARGAR CONSUMOS ADICIONALES
Para realizar esta acción deberá seguir los pasos de la siguiente guía
¿Cómo cargar consumos en una reserva?
Llegado el día de Check Out la reserva se moverá automáticamente a la instancia de Check Out
IMPRIMIR FOLIOS DE CONSUMOS
Sirve para mostrarle al huésped los consumos antes de que abone
Para esto seguir los pasos de la siguiente guía
REGISTRAR UN PAGO
1- Ubicar la pestaña de “Pagos” dentro de la reserva
Los íconos que figuran en la siguiente imagen nos permitirán registrar un pago a través de las diferentes cajas o cuentas recaudadoras del hotel como puede ser efectivo, tarjeta de crédito o transferencia bancaria
Para registrar una deuda a una cuenta corriente utilizaremos la siguiente acción:
2- Para registrar el pago seguir los pasos de la siguiente guía
En el caso de necesitar registrar la deuda en Cuenta corriente seguir los pasos de la guía:
¿Cómo registrar deuda en Cuenta Corriente?
Check Out de los huéspedes o habitaciones
Una vez registrados los cobros y la factura, se dará check out a la habitación o huéspedes que dejen el Establecimiento.
Check out a un huésped
Check out a una habitación
El check out de la habitación permite darle check out a todos los huéspedes de esa habitación.
Una vez realizados los check outs de todas las habitaciones de la reserva, siempre que haya sido cobrada y facturada en sus totalidad, se podrá proceder con la finalización de la reserva. Seguir los pasos de la siguiente guía:
¿Cómo enviar una reserva a Instancia Finalizadas?
En caso de que se pase una reserva a Finalizadas y las habitaciones o huéspedes no hayan realizado el Check out correspondiente todos los huéspedes y habitaciones realizarán el check out automáticamente.